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優秀企業差旅費用管控的三大要素

時間:2019-07-18 編輯:華財會計
  近年來,企業差旅費用管控已經成為各行業企業尤為關注的話題。一方面,隨著原材料和人力成本的不斷攀升,企業的利潤空間越來越低,業務部門在“開源”方面尋找機會的同時,財務部門自然扛起“節流”的責任。另一個方面,差旅費用作為費用的主要構成,首當其沖成為被管控對象。

  一、降低成本

  降本增效永遠是企業追求的目標。降低成本有兩方面含義:一方面是降低外部采購價格,一方面是減少內部管理運營中不必要的開支例。

  降本增效案例:

  某外資大型零售集團在全國有11家分公司,業務員大概在600人左右, 2012年以前一直沒有專門的差旅政策,員工出差只需要填寫個人出差申請表,部門領導審批通過可報銷,出差報銷審核也不嚴格,每年光差旅費就達到400多萬人民幣,是一筆非常大的開支。在管理層的要求下,財務部作為牽頭部門開始了一系列的整改措施,針對會議費用做了細致和明確的規定,包括:只要有辦事處的地方不允許用酒店開會;一小時以內的會議不允許提供工作餐;租用緊湊型車必須乘坐三個人,租用商務車必須乘坐四個人以上。凡是開會必須提交會議材料和會議紀要,凡是未按照要求均不允許報銷。除了詳細的差旅規定以外,集團還通過提高預算審批層級和落實預算總額控制兩項措施進行管控,當年實現差旅費降低100多萬元人民幣,在銷售額增加27%的情況下降低了成本,對利潤做出重大貢獻。

  所以企業的差旅費用管控不僅是企業對降低成本的需求,也是利潤挖潛,防止利潤被費用侵蝕的重要手段。

  二、加強合規

  合規包括財務合規、稅務的合規和法律合規。財務、稅務合規是指按照國家的會計制度、國家稅法、公司的財務政策進行會計和稅務處理,尤其是對**和**的合規管理。歷年來稅務稽查都是查稅必查賬,查賬必查票,每年國家稅務總局針對各行業企業都會開展專項的**檢查工作,所以說每個行業被稽查的風險都非常大。在中國經營的外資企業,除了要遵守中國的相關法律外,還要遵守其母公司所在國家的法律。比如美企需要遵守美國的《反海外**法》。

  三、提高員工的滿意度

  企業需要減少對銷售人員個人資金的占用。第一節省他們做費用報告的時間。第二加快報銷審批和放款速度。

  商務卡獲取員工福利案例:

  由于傳統員工報賬及請款的手續繁雜,放款速度慢,大大降低了員工的滿意度。該公司采取為員工集中商務的方法,并使用一系列措施吸引員工使用,包括:商務以公司的信用背書,可申請較高額度;使用商務卡可取得醫療保險和班機延誤賠償等福利;商務卡所有的積分歸為個人。員工大量使用商務卡后,避免員工接觸現金,節省掉財務許多麻煩,員工也歡迎額外的福利,大大提高了員工的滿意度。

  由此可以看出,財務部門在差旅管理中扮演了三個角色,作為賬房先生好好記賬,為公司控制成本;作為做內部監督,審計工作;作為大管家,為員工服務。一個職位,多重角色,財務人員在差旅費用管控的路上任重而道遠!

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